একই নিয়ম প্রযোজ্য হবে কোনও সরকারি দফতরে আসা চিঠির ক্ষেত্রেও। হার্ড কপি ফাইলের ক্ষেত্রেও বদল আনা হয়েছে। এবার থেকে কোনও আধিকারিক ফাইলে সই করলে সেই সইয়ের সঙ্গে তাঁর 'অফিশিয়াল সিল' থাকতেই হবে। ওই সিলে আধিকারিকের পদও উল্লেখ থাকবে।

কেন এই নিয়ম করা হল?

প্রশাসনিক সূত্রের খবর, অনেক সময় সরকারি ফাইলে আধিকারিকদের সই বোঝা যায় না। ফলে পরে কে সই করেছেন বা তিনি কোন পদে ছিলেন, তা নিয়ে সমস্যা হয়। নতুন নিয়মে সেই সমস্যা কমবে। এর ফলে কোনও নথিতে সই করা আধিকারিককে সহজেই চেনা যাবে। সইটি সংশ্লিষ্ট আধিকারিকেরই কি না, সেটাও যাচাই করা সহজ হবে। ভবিষ্যতে কোনও নথি নিয়ে তদন্ত বা যাচাইয়ের প্রয়োজন হলে নাম, পদবি এবং সিল থাকা সেই নথি গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ড হিসেবেও কাজে আসবে।

নবান্নের (Nabanna) এই নির্দেশ শুধু কয়েকটি দফতরের জন্য নয়। রাজ্যের বিভিন্ন বিভাগ, ডিভিশনাল কমিশনারের অফিস, জেলা শাসকের দফতর ও জেলা প্রশাসন, ট্রেজারি-সহ সমস্ত অধীনস্থ সরকারি অফিসে তা পাঠানো হয়েছে। সংশ্লিষ্ট আধিকারিকদের নির্দেশিকাটি মেনে চলার কথাও জানানো হয়েছে।

রাজ্য প্রশাসনে বিরাট রদবদল! একসঙ্গে ৮ আমলার পদোন্নতি, কে কে প্রোমোশন পেলেন?

অর্থাৎ এবার থেকে সরকারি নথিতে শুধু সই থাকলেই হবে না। কে সই করেছেন এবং তিনি কোন পদে রয়েছেন, তা স্পষ্ট থাকতে হবে। হার্ড কপি ফাইলে থাকতে হবে অফিসিয়াল সিলও। এর ফলে সরকারি কাজে জবাবদিহি বাড়বে এবং ভুয়ো সই বা পরিচয়হীন নথির সমস্যা কমবে (Nabanna)। রাজ্য সরকারের এই পদক্ষেপ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে করা হচ্ছে।